SISTEM INFORMASI DI FAKULTAS HUKUM UNTAG SURABAYA

Penyebaran Informasi di lingkungan Universitas dan Fakultas dilakukan dengan berbagai media, yaitu:

1. Surat
   Surat digunakan untuk penyebaran informasi yang berkaitan dengan :
    - Pemberitahuan penerimaan mahasiswa baru.
    -  Pemberitahuan akademik dan administrasi kepada mahasiswa dan dosen.
    - Undangan akademik bagi mahasiswa dan dosen.
    - Peringatan akademik dan administrasi bagi mahasiswa dan dosen.
    - Undangan rapat pimpinan Universitas dan Fakultas.
    - Korespondensi dengan pimpinan program studi dan Universitas.
2. Faksimili.
   Faksimili digunakan untuk penyebaran informasi secara cepat yang berkaitan dengan :
    - Pemberitahuan penerimaan mahasiswa baru.
    - Pemberitahuan akademik dan administrasi kepada mahasiswa dan dosen.
    - Undangan akademik bagi mahasiswa dan dosen.
    - Peringatan akademik dan administrasi bagi mahasiswa dan dosen.
    - Undangan rapat pimpinan Fakultas Hukum.
    - Korespondensi dengan pimpinan program studi dan Universitas.
3. Mailing list.
   Fakultas Hukum memiliki mailing list yang digunakan untuk penyebaran informasi di antara para pimpinan di lingkungan Fakultas Hukum.
4. E-mail.
   Penggunaan e-mail sebagai sarana komunikasi antara civitas academica di lingkungan Fakultas dan Universitas sangat dianjurkan. Setiap mahasiswa dan dosen memiliki e-mail account yang diperoleh dari Badan SimTag. E-mail account mahasiswa selain berfungsi sebagai sarana komunikasi berbasis teknologi informasi, juga merupakan akses pada sejumlah fasilitas teknologi informasi, seperti pendaftaran/perubahan rencana studi, nilai mahasiswa, internet eksternal dan lain sebagainya. Di dalam Buku Panduan Akademik Fakultas juga dicantumkan e-mail address para pimpinan Universitas dan Fakultas dengan tujuan untuk dapat memudahkan interaksi antara civitas academica dan para pimpinan di lingkungan Fakultas dan Universitas.
5. Short Massage Service (SMS).
   Fakultas memiliki data nomor telepon selular milik para pimpinan, dosen dan mahasiswa. Dalam kondisi dimana terdapat hal-hal yang perlu diketahui secara cepat oleh dosen dan mahasiswa, Sekretariat Fakultas Hukum akan mengirimkan  Short Massage Service (sms) kepada pihak-pihak terkait untuk menginformasikan hal-hal tersebut.
6. Papan Pengumuman.
   Fakultas juga memiliki papan pengumuman yang bersifat konvensional. Seluruh pengumuman yang berkaitan dengan penyelenggaraan Program Studi Magister Ilmu Hukum diinformaiskan melalui papan pengumuman konvensional yang terdapat di setiap bagian Lantai Dasar Kampus Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Jl. Semolowaru No. 45 Surabaya. Papan pengumuman tersebut digunakan untuk, antara lain:
    - Memasang Visi, Misi, dan Tujuan Universitas, Fakultas dan Program Studi.
    - Pengumuman proses-proses akademik dan administrasi di lingkungan Fakultas Hukum.
    - Pengumuman nilai mahasiswa.
    - Pengumuman akademik dari pihak eksternal yang berkaitan dengan kegiatan Informasi tentang penerimaan mahasiswa baru, penyediaan formulir-formulir terkait dan informasi tentang biaya studi di Fakultas Hukum untuk masing-masing program studi.

Dalam rangka peningkatan kualitas dari sistem informasi, Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya terus menerus melakukan pengembangan, salah satunya dengan menyelenggarakan Sistem Informasi Akademik dan Keuangan yang berbasis web.

Pengembangan sistem informasi jangka panjang seluruh unit akademik di lingkungan Universitas dilakukan secara terpadu oleh Bagian Akademik Universitas. 
Berdasarkan sasaran-sasaran tersebut, disusun sejumlah strategi untuk pencapaian sasaran. Hingga saat ini, sistem-sistem informasi yang sudah dikembangkan sejauh ini adalah:

• Sistem Informasi Akademik
• Sistem Informasi Keuangan
• Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

SISTEM PENGELOLAAN PROGRAM STUDI MAGISTER ILMU HUKUM

Sistem pengelolaan Program Studi Magister Ilmu Hukum dijelaskan sebagai berikut:

1. Perencanaan (Planning)
   Berdasarkan Renstra dan Renop (gambaran umum proses perencanaan dan penganggaran universitas), maka kegiatan perencanaan prodi  mempunyai tahapan sebagai berikut:

a. Akademik

1. Evaluasi kelulusan mahasiswa tahun yang lalu berdasarkan lama studi dan Indeks Prestasi.
2. Peninjauan penggunaan buku pustaka yang digunakan pada setiap mata kuliah.
3. Evaluasi SAP yang dilakukan setiap selesai semester berjalan melalui rapat koordinasi dosen Mata Kuliah.
4. Peninjauan kurikulum apabila diperlukan untuk menselaraskan kebutuhan lulusan Program Studi Magister Ilmu Hukum dengan pengguna lulusan program studi.
5. Merencanakan seminar dan kegiatan ilmiah lainya.
6. Evaluasi kehadiran dosen mengajar dan kehadiran mahasiswa.
7. Menyusun roadmap rencana penelitian dan pengabdian masyarakat sesuai bidang ilmu.
8. Melakukan evaluasi terhadap sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
9. Menyusun Rancangan Anggaran Penerimaan dan Pengeluaran (RAPP) Program Studi untuk diusulkan ke Universitas melalui Fakultas  Hukum.

b. Non Akademik

1. Evaluasi program kegiatan tahun yang lalu.
2. Bersama Dekan menyusun rencana kegiatan tahun mendatang melalui Renop.
3. Melakukan evaluasi terhadap sarana dan prasarana pembelajaran.
4. Bersama Dekan dan Program Studi Doktor Ilmu Hukum dan Program Studi Sarjana Hukum, serta unit terkait, menyusun Rancangan Anggaran Penerimaan dan Pengeluaran (RAPP) Program Studi untuk diusulkan ke Universitas melalui Fakultas Hukum.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Setelah perencanaan ditetapkan dan anggaran telah disetujui oleh Rektorat, maka pelaksanaanya perlu diorganisir dengan melibatkan unit-unit terkait. Ketua Program Studi Magister Ilmu Hukum mengorganisasikan sumber daya dan sumber dana yang terkait dengan penyelenggaraan Tri Darma Program Studi Magister Ilmu Hukum yang meliputi: (Unit yang mendukung)- Kaprodi berkoordinasi dengan Ka.Lab Hukum, Ka. Lab UKBH, dan Gugus Penjaminan Mutu (GPM), untuk mengatur materi bahan ajar, penelitian, dan kegiatan ilmiah lainya, pengabdian masyarakat, dan staf administrasi (tenaga kependidikan) berkoordinasi mengatur jadwal, ruangan (mengatur persiapan perkuliahan), pendaftaran bimbingan tesis, plotong pembimbing, pendaftaran ujian tesis, dan kegiatan lainya.
a.    pengorganisasian sumber daya keuangan yang berasal dari dalam maupun dari luar Universitas untuk penyelenggaran penelitian dan pengabdian masyarakat. Prodi menggunakan, mencatat, melaporkan kepada Dekan untuk diteruskan kepada Rektor.
b.    pengorganisasian sumberdaya manusia terkait dengan kegiatan akademik dan non akademik.
c.    mengorganisasi kegiatan proses belajar mengajar, seperti ploting jadwal kuliah, jadwal ujian, penggantian jam kuliah bagi dosen yang berhalangan, dan lain sebagainya.
d.    pengorganisasian kegiatan lain di luar bidang akademik terkait.
 

3.    Pengelolaan Staf (Staffing)

Ketua Program Studi Magister Ilmu Hukum menugaskan, mendelegasikan, dan menginstruksikan dosen dan tenaga kependidikan untuk melaksanakan program dan kegiatan yang telah di tetapkan.

a.  Kegiatan Akademik:

1. Menugaskan dosen mempersiapkan perkuliahan secara maksimal.
2. Menugaskan dosen untuk menjadi pembimbing penulisan tesis.
3. Menugaskan dosen untuk membuat SAP dan Silabi.
4. Menugaskan dosen menjadi penguji Tesis.
5. Mengusulkan dosen mengikuti kegiatan seminar, workshop, simposium, kepada Dekan.
6. Menugaskan tenaga kependidikan membuat jadwal, menjaga ujian, mengumpulkan tugas dosen, dan lain sebagainya.

b. Kegiatan Non Akademik:

1. Menugaskan tenaga kependidikan untuk membuat undangan, pengumuman, terkait dengan proses belajar mengajar, dan sebagainya.
2. Menugaskan tenaga kependidikan membuat catatan  rapat untuk didokumentasikan dan disebarluaskan ke pihak-pihak terkait.
3. Menugaskan tenaga kependidikan melayani mahasiswa membuat surat keterangan aktif studi, surat pengantar ijin penelitian dan pengabdian kepada Ketua LPKM/LPKM, dan legalisir dokumen yang dibutuhkan mahasiswa.
4. Menugaskan tenaga kependidikan mem-file-kan dokumen perwalian, nilai hasil studi mahasiswa, dokumen-dokumen kegiatan dosen, seperti: sertifikat seminar, workshop, dan fotokopi surat-surat tugas, foto copy sertipikat TOEFL mahasiswa, dan lain sebagainya.
5. Menugaskan tenaga kependidikan mendistribusikan surat tugas mengajar, undangan rapat, dsb.

4. Kepemimpinan (Leading)

Ketua Program Studi selaku pimpinan memastikan dan memberikan arahan kepada unit yang menjadi rentang kendalinya dan sumber daya yang menjadi wewenangnya untuk dikelola secara efektif. Sebagai contoh dalam penyelenggaraan seminar rutin tahunan oleh mahasiswa, Kaprodi memberikan arahan tentang tema yang relevan dengan pengembangan prodi Magister Ilmu Hukum dan perkembangan IPTEK, untuk membuka wawasan tentang pentingnya pemahaman terhadap perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi. Di samping itu, pimpinan prodi juga memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan seminar dapat tercukupi.

5. Pengawasan (Controlling)

Untuk memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan Tri Darma dengan rencana/standar mutu yang telah ditetapkan, Ketua Program Studi Magister Ilmu Hukum melakukan berbagai kegiatan pengawasan, meliputi:

a.    supervisi mengenai kesesuaian materi kuliah dengan SAP.
b.    monitoring mengenai kehadiran dosen dan mahasiswa dalam pelaksanaan perkuliahan.
c.    monitoring terhadap kegiatan heregistrasi mahasiswa.
d.    monitoring kegiatan proses belajar mengajar dan kemajuan studi mahasiswa.
e.    monitoring mengenai tingkat kemajuan (progress) kegiatan penelitan dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh dosen Program Studi Magister Ilmu Hukum.
f.    monitoring mengenai tingkat kemajuan (progress) proses bimbingan penulisan tesis mahasiswa.
 

6. Penegakan Kode Etik

Untuk menciptakan sistem tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil, pelaksanaan tata pamong mengacu pada aturan-aturan yang berlaku, antara lain :

a.    Statuta Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya;
b.    Surat Keputusan Yayasan tentang Struktur Organisasi;
c.    Kode etik dosen;
d.    Kode Etik Tenaga Kependidikan;
e.    Kode etik mahasiswa;
f.    Surat Keputusan Rektor ataupun Dekan yang  berkaitan dengan pelaksanaan  tata pamong;
g.    SOP Fakultas Hukum;
h.    SOP Program Studi.

Setiap pelanggaran terhadap kode etik dan tata tertib, dapat dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan diterapkan sesuai dengan tahapan-tahapan yang dimulai dari teguran lisan, teguran tertulis, skorsing sampai dengan pemberhentian oleh Yayasan.

Di samping menegakan kode etik dan tata tertib, diberikan pula penghargaan atas prestasi dan kinerja dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa. Penghargaan bagi yang berprestasi diberikan oleh Rektor dan/atau Yayasan, baik dalam bentuk sertipikat maupun uang penghargaan. Untuk menjamin terselenggaranya tata pamong secara berkelanjutan, selalu dilakukan evaluasi rutin secara melekat pada kinerja dosen dalam setiap kegiatan, seperti pendokumentasian kegiatan belajar mengajar, evaluasi terhadap kesesuaian antara Satuan Acara Perkuliahan dengan realisasi perkuliahan.

Pimpinan program studi sangat terbuka menerima kritik dan saran, serta masukan dalam rangka mewujudkan tata kelola program studi yang baik, di samping itu untuk menjamin terlaksananya tata pamong yang baik, maka semua pelayanan adminstrasi, perpustakaan dan pelayanan lain didasarkan atas standar prosedur pelayanan yang telah ditetapkan.